Microsoft Teams im Vereinseinsatz

(TN) Wir von Jugend ohne Grenzen haben uns dem Thema Digitalisierung angenommen und geschaut, welche Prozesse wir bei uns digitalisieren bzw. optimieren können. Neben der Digitalisierung haben wir u.a. das Thema Microsoft Office 365 fokussiert. Von Microsoft bekommen wir als gemeinnütziger Verein Lizenzen für die digitale Zusammenarbeit im Team zur Verfügung gestellt.

Zu Beginn haben wir OneDrive als Dateiablage benutzt und dort unsere Daten für alle zur Verfügung gestellt, online bearbeitet und geteilt. Im Jahr 2019 haben wir begonnen, erste interne Workshops zu machen, wo wir mit der Cloud gemeinsam zusammenarbeiten. Dort haben wir verschieden Applikationen wie z.B. OneDrive, Teams oder Outlook einmal genauer unter die Lupe genommen. Nachdem wir alle fit waren mit den Programmen, haben wir diese in den Produktiveinsatz genommen.

In diesem Jahr haben wir uns intensiv mit Teams auseinandergesetzt. Teams ist ein Programm, welches für die Zusammenarbeit und den Austausch im Team gedacht ist. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie wurde Teams in den letzten Monaten immer beliebter und wurde daher von Microsoft massiv weiterentwickelt. In einer weiteren Schulung haben wir uns über die neuen Funktionen ausgetauscht und diese ausprobiert.

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Danach haben wir begonnen, alle Daten von OneDrive nach SharePoint zu migrieren. Der Grund für die Umstellung war die zentrale Dateiablage für den Teamzugriff und die bessere Berechtigungssteuerung. Wir haben uns gemeinsam mit dem Vorstand jeden Ordner durchgesehen und Dateien und Strukturen bereinigt und dieses dann in Teams übernommen.

Bei der Umsetzung haben wir Wert auf ein passenderes Berechtigungskonzept gesetzt, das heißt wir haben geschaut, welche Gruppen an Benutzern auf welche Ordner / Projekte Zugriff haben müssen. So haben wir uns auch in Teams die Struktur aufgebaut.

Ein Beispiel von JoG:

Wir haben ein Team für alle Mitglieder. In diesem Mitgliederforum können sich alle austauschen oder Fragen stellen, wenn z.B. für eine bestimmte Veranstaltung Material benötigt wird, oder Spieleideen gesucht werden. Wir veröffentlichen dort viele Informationen und interessante Termine für spannende Teamtreffen. Ein Besuch lohnt sich!

Ein weiteres Team ist für Projekte & Veranstaltungen, wie z.B. das Netzwerktreffen im Februar mit Dirk Schmidt. Dort haben wir einen Kanal, den wir für die gesamte Organisation benutzen. So weiß jeder immer worum es geht und was zu tun ist. Es kann dort auch mit dem gesamten Team direkt eine Besprechung gestartet werden.

So haben wir auch für Implementierung mit Teams ein Team erstellt mit Kanälen, wo wir uns über den Stand der Umstellung informieren können, dass alle auf dem Stand sind.

Ein Dank geht an alle die, die bei der Migration tatkräftig mitgewirkt und unterstützt haben.